Estimering og planlegging
Når vi mottar en forespørsel, er vår første jobb å gjøre en intern analyse og estimering av prosjektet. Vi ser spesielt etter 3 ting:
- Hva vi skal bygge
- Hvilke risikofaktorer som finnes
- Hvordan prosjektet skal struktureres
Hva vi skal bygge går videre enn regler og skjermbilder. Først og fremst prøver vi å forstå visjonen, mål-setningene og hvilken verdi systemet skal skape for kunden. Ved å se dypere enn det skrevne ordet, kan vi forstå sider ved systemet som ikke er dokumentert i en behovsbeskrivelse. Ethos vil gjerne involvere kunden og kan trenge svar på viktige detaljer før et tilbud kan gis.
Hvilke risikofaktorer som finnes omfatter en nærmere analyse av dokumentert og spesielt ikke-dokumentert kompleksitet i prosjektplanen. En vanlig risikofaktor er integrasjon av 3.parts løsninger og hvordan kryssavhengigheter i systemintegrasjon kan påvirke prosjektets fremdrift. Andre risikofaktorer inkluderer nødvendig udokumentert funksjonalitet, support etter release eller det kan være behov for dokumentasjon. Introduksjon av eventuelle nye teknologier og metoder må også vurderes.
Hvordan prosjektet skal struktureres avhenger av hvor lett det er å dele systemet i moduler. Vi foretrekker å dele funksjonaliteten i 3: Kjernesystem, primære funksjoner og sekundære funksjoner. En strukturering av prosjektet der de viktigste delene og funksjonene utvikles først, gir kunden mulighet til å gir tilbakemeldinger på hovedelementene i systemet tidligst mulig. Det er lettere å gjøre korreksjoner i en tidlig fase slik at forventningene oppfylles når prosjektet lanseres. Planen brytes ned i oppgaver på maksimalt 40 timer. Milepæler og datoer defineres.
Prosjektteam
Ethos vil tilby nødvendig kompetanse og ressurser til å gjennomføre prosjektet på basis av prosjektplanen. Hvert prosjekt vil typisk ha følende roller:
- Oppdragsleder)
- Prosjektleder
- Systemarkitekt
- Kvalitetsleder
- Utviklere
- Testere
- Installasjonsansvarlig
Kommunikasjon
Vi tror det beste resultatet oppnås med en åpen og transparent dialog mellom Ethos og kunden gjennom hele prosjektet. For å legge til rette for god dialog gjennomføres følgende tiltak:
- Eget domene på intranettet der kunden har tilgang til nye versjoner av applikasjonen, feilhåndtering, kildekode og annen relevant informasjon.
- Ukentlig prosjektstatus mellom prosjektleder og kunde.
- Månedlige prosjektmøter med grundig gjennomgang av fremdrift, leveranser, kvalitet og kommunikasjon.
- Prosjektmedarbeidere vil være tilgjengelige via MSN Messenger, Skype, epost og andre kommunikasjonskanaler som avtales i hvert enkelt prosjekt.
Timeføring
Timer føres normalt daglig. Timerapporter gjøres tilgjengelig for kunden online eller via rapporter. Alle timerapporter vil inneholde:
- Dato og forbrukt tid
- Prosjektdeltagers navn
- Aktivitet
- Type arbeid (koding, testing, dokumentasjon osv)
- Tekstfelt for utfyllende kommentar
Kontraktsformer
Fastpriskontrakter: Innholdet i prosjektet er godt definert ved starten av prosjektet. Ved fastpriskontrakter har kunden stor forutsigbarhet mht. kostnader, mens endringer må avtales. Fastpriskontrakter blir dermed mindre fleksible. Dersom det oppstår et behov for en endring, vil kunden opprette et endringsønske i konsultasjon med Ethos prosjektleder. Ethos vil analysere endringsønsket og presentere konsekvensen det vil få for leveringstidspunkt og kostnader. Kunden må godkjenne endringen før Ethos starter arbeidet med endringen.
Løpende timer: Prosjekter basert på løpende timer kan starte basert på en mindre rigid spesifikasjon. Ethos vil fortsatt planlegge og estimere prosjektet, og konsekvenser av endringer skal presenteres slik at det er forståelig for kunden før endringen implementeres.
Tilbakemelding og læring
Det er grunnleggende for Ethos fremtidige suksess å kontinuerlig lære og forbedre våre systemer og arbeidsprosesser. Viktigst er læring fra erfaring - læring fra erfaring forutsetter tilbakemeldinger. Vi søker systematisk tilbakemelding på alt vi gjør både internt og eksternt:
- Vi vil be om tilbakemelding på et tilbud både om vi vinner og om vi taper for å finne ut hvor vi er sterke og hvor vi kommer til kort.
- Prosjekter og prosjektets leveranser evalueres internt i prosjektteamet, internt i Ethos og sammen med kunden.
- Timeføring benyttes som tilbakemelding til vår estimering slik at vi systematisk kan redusere risko i fremtidige prosjekter.
- Vi vil jevnlig be om tilbakemeldinger på hvordan kundene oppfatter Ethos.